Einzelne Arbeitsabläufe einer Rechtsanwaltskanzlei

Arbeitsabläufe, die in besonderem Maße den Arbeitsalltag der Kanzlei bestimmen, sind:

  • Telefon
  • Posteingang
  • Fristenverwaltung
  • Aktenverwaltung

Eine Übersicht hierüber:

Telefon

Wichtig ist:

  • Qualifiziertes Personal (angenehme Telefonstimme, rhetorisch geschult, freundliches, offenes Wesen)
  • einheitliche Begrüßungsformel
  • Geschickte Fragetechnik (nicht "Sache", sondern "Angelegenheit")
  • Überblick über anstehende Termine des Chefs
  • Kenntnis darüber, ob Chef da ist oder nicht, Telefonate durchgestellt werden dürfen oder nicht
  • Erstellen aussagekräftiger Rückrufnotizen
  • Führen einer Telefonliste mit "Erledigt"-Vermerk
  • Allgemeine Auskunftsfähigkeit des Personals am Telefon (was darf gesagt werden ?!)

Lösungsmöglichkeiten :

  • Auswahl geeigneter Mitarbeiter
  • externe oder interne Schulungen
  • Festlegung interner Standards
  • Individuelle Absprachen zwischen Sekretariat und direktem Vorgesetzten

Posteingang

Problembereiche :

  • Post kommt nicht auf dem kürzesten Weg zum Sachbearbeiter
  • aktenaufwändige Postbearbeitung

Lösungsmöglichkeiten :

  • Ausschließlich qualifiziertes Personal einsetzen
  • Festlegung der einzelnen Arbeitsschritte zur Sicherung der optimalen Bearbeitung

Fristenverwaltung

Problembereiche und Lösungsmöglichkeiten :

  • Nur qualifiziertes Personal einsetzen
  • Botengänge können von Azubis übernommen werden
  • Ordentliche Eingangskontrolle (Erfassen, Berechnen, Notieren, Erledigungsvermerk)
  • Fristenzwischenkontrolle
  • Fristenendkontrolle

Aktenverwaltung

Aktenanlage

Problembereiche :

  • Uneinheitliche Stammdatenerfassung in der EDV
  • Uneinheitliche Aktenstruktur
  • Nichtnutzung farbiger Differenzierungsmöglichkeiten

Lösungsmöglichkeiten :

  • Ausführliche Stammdatenerfassung
  • Ablaufabstimmung mit den Anwälten, was bei der Erstbesprechung erfragt werden soll (und darf!)
  • Bei Firmen niemals das Wort "Firma" dem Namen voransetzen, bei Trägern akademischer Grade niemals diesen direkt vor den Nachnamen setzen – eine Suche wird damit quasi unmöglich!
  • Festlegung einer kanzleieinheitlichen Aktenstruktur
  • Farbige und sonstige Differenzierungsmöglichkeiten nutzen!

Aktenhandhabung / Wiedervorlagen

Problembereiche :

  • Akten werden zentral aufbewahrt, nicht bei den Sachbearbeitern bzw. zuständigen Mitarbeitern
  • Wiedervorlagen werden unrealistisch kalkuliert
  • Wiedervorlage und / oder Grund zur Wiedervorlage werden überhaupt nicht notiert

Lösungsmöglichkeiten :

  • Dezentrale Aktenführung
  • Individuell kalkulierte Wiedervorlagen
  • Konkrete Angabe des WV -Grundes
  • Konkrete Angabe, an wen die WV geht
  • Wöchentliche WV-Besprechung Anwalt - Mitarbeiter

Aktenarchivierung

Ablauf:

  • Ablage-Check
  • Honorar vollständig gezahlt ?
  • Alle Erstattungsansprüche, soweit möglich, beigetrieben und weitergeleitet ?
  • Alle Konten genullt ?
  • Unterlagen an Mandant mit Abschlussschreiben ?
  • Bezahlter u. entwerteter Titel an Gegner ?
  • Ablagenummer und -datum vergeben und an Handaktenbogen vermerken
  • Archivierung nach Nummern und Jahren
  • Archivierung gem. § 50 Abs. 2 BRAO fünf Jahre lang; steuerrechtlich relevante Aktenteile sieben Jahre

Geschrieben von Andreas Freichel, 1999/2000.